VoiceOne

Questa pagina mostra gli interni configurati sul sistema ed il loro stato. Se ad accedere a questa pagina è un utente che ha associato un interno od un interno virtuale questo vedrà gli interni registrati al centralino come link. Cliccando sopra al collegamento si aprirà uno specchietto che permette di lanciare una chiamata dal proprio client registrato verso l’interno selezionato.

In questa pagina è possibile vedere l’elenco dei contatti memorizzati nella rubrica interna del sistema. I contatti sono divisi in schede per lettera iniziale e all’interno delle schede sono paginati in più schermate. E’ possibile eseguire delle ricerche attraverso il campo apposito posto sopra l’elenco dei contatti. La ricerca agisce su tutti i campi descrittivi del contatto e visualizza i risultati come filtro sui contatti presenti in rubrica. Una volta lanciata la ricerca, quindi, è possibile navigare i risultati all’interno delle schede. Se ad accedere a questa pagina è un utente che ha associato un interno od un interno virtuale questo vedrà i contatti come link. Cliccando sopra al collegamento si aprirà uno specchietto che permette di lanciare una chiamata dal proprio client registrato verso uno dei numeri associati al contatto selezionato. I contatti inseriti da un utente possono avere tre gradi di visibilità:

• Contatto pubblico: tutti gli utenti possono vedere e modificare il contatto
• Contatto pubblico ma non modificabile: tutti gli utenti possono vedere il contatto ma non possono modificare né la descrizione, né i numeri di telefono ad esso associati
• Contatto privato: solo l’utente creatore o gli utenti con privilegi superiori possono vedere e modificare il contatto

Per i contatti pubblici e solo per quelli è possibile indicare che, quando una chiamata in ingresso al centralino si presenta con un numero associato al contatto, il sistema modifichi la presentazione della chiamata aggiungendo al numero il nominativo del contatto in modo che venga visualizzato sui telefoni.
Gli utenti amministratori e i super utenti possono inoltre indicare uno numero di chiamata veloce relativo ad ogni numero associato ad un contatto. Questo numero, una volta associato, può essere usato da tutti gli interni come alias del reale numero telefonico del contatto in modo da velocizzare la chiamata. Il sistema supporta un massimo di 100 numeri di chiamata veloce.

Creazione di un contatto

1. Cliccare sul link Nuovo Contatto
2. Inserire le informazioni descrittive del contatto:
   -    Cognome: cognome del contatto
   -    Nome: nome del contatto
   -    Azienda: società rappresentata dal contatto
   -    Condividi: impostazioni di condivisione. Se entrambe le voci sono spuntate il contatto sarà visibile
        e modificabile da tutti, se solo la lettura è spuntata il contatto sarà visibile ma non modificabile,
        altrimenti se nessuna delle due voci è spuntata il contatto risulterà privato e quindi visibile solo al
        creatore e agli amministratori del sistema.
3. Inserire il numero di telefono fisso:
   -    Numero: numero telefonico
   -    Speed Dial: numero di chiamata rapida (solo per amministratori del sistema)
   -    Impostazioni CID: se spuntato la descrizione del contatto verrà riportata sui telefoni nel caso di
        chiamata in ingresso proveniente da questo numero (solo per contatti pubblici)
4. Inserire il numero di telefono mobile:
   -    Numero: numero telefonico
   -    Speed Dial: numero di chiamata rapida (solo per amministratori del sistema)
   -    Impostazioni CID: se spuntato la descrizione del contatto verrà riportata sui telefoni nel caso di
        chiamata in ingresso proveniente da questo numero (solo per contatti pubblici)
5. Inserire il numero di fax:
   -    Numero: numero telefonico
   -    Speed Dial: numero di chiamata rapida (solo per amministratori del sistema)
   -    Impostazioni CID: se spuntato la descrizione del contatto verrà riportata sui telefoni nel caso di
        chiamata in ingresso proveniente da questo numero (solo per contatti pubblici)
6. Premere il tasto Salva per salvare, Annulla per annullare

Importazione dei contatti

 E’ possibile importare i contatti in rubrica caricando un file CSV in cui ogni riga presenti i seguenti campi separati da virgola:
  -  name: nome del contatto
  -  surname: cognome del contatto
  -  company: società rappresentata dal contatto
  -  order_by: campo di ordinamento del contatto (valori accettati: name|surname|company)
  -  read: se 1 il contatto sarà visibile agli altri utenti (valori accettati: 1|0)
  -  write: se 1 il contatto sarà modificabile dagli altri utenti (valori accettati: 1|0)
  -  phonenumber: numero di telefono fisso. Vuoto per nessun numero.
  -  phonenumber_on_cid: se 1 la descrizione del contatto sarà mostrata in caso di chiamata in
     ingresso proveniente da questo numero. Solo per contatti pubblici e con numero fisso diverso
     da vuoto  (valori accettati:1|0)
  -  mobile: numero di telefono mobile. Vuoto per nessun numero.
  -  mobile_on_cid: se 1 la descrizione del contatto sarà mostrata in caso di chiamata in
     ingresso proveniente da questo numero. Solo per contatti pubblici e con numero mobile diverso
     da vuoto  (valori accettati:1|0)
  -  fax: numero di fax. Vuoto per nessun numero.
  -  fax_on_cid: se 1 la descrizione del contatto sarà mostrata in caso di chiamata in
     ingresso proveniente da questo numero. Solo per contatti pubblici e con numero di fax diverso
     da vuoto  (valori accettati:1|0)

Esportazione dei contatti

E’ possibile esportare i contatti scegliendo se estrarre tutti quelli creati dall’utente, solo i contatti privati dell’utente, solo i contatti pubblici dell’utente oppure tutti i contatti su cui l’utente ha visibilità. L’esportazione propone il download di un file CSV con formato compatibile a quello necessario alla procedura di importazione.

Questa pagina permette di raggruppare i contatti per facilitarne la gestione. Un gruppo è caratterizzato da un nome e da una lista di contatti inclusi in esso.

Creazione di un gruppo di contatti

1. Cliccare sul link Nuovo Gruppo
2. Inserire il nome del gruppo
3. Comporre la lista di contatti inclusi nel gruppo
4. Premere il tasto Salva per salvare, Annulla per annullare

Questa sezione permette di visualizzare i fax ricevuti sulle numerazioni su cui l’utente ha visibilità, di archiviarli e di spedire fax in uscita dalle stesse numerazioni.

Ricezione fax

Oltre ad essere spediti via mail all’indirizzo indicato al momento della configurazione della linea, i fax ricevuti vengono salvati dal sistema e posizionati nella cartella Ingresso, all’interno della quale sono ordinati per orario di ricezione. Attraverso i bottoni presenti in corrispondenza di ogni documento ricevuto è possibile vedere il fax, ruotarlo, esportarlo in formato pdf, inoltrarlo via fax, inoltrarlo via email, aggiungere una descrizione, archiviare il fax e, qualora l’utente ne abbia la facoltà, cancellarlo.

Invio fax

L’utente che ha visibilità su almeno una linea fax può inviare documenti di tipo PostScript (.ps), PDF (.pdf), TIFF (.tif) o Text (.txt) indicando il numero del destinatario e selezionando il file da spedire. Il documento verrà così caricato sul server e spedito via fax al numero indicato. Qualora l’utente abbia visibilità su più di una linea fax questo può decidere da quale linea far uscire il documento. Una volta processato, verrà spedita dal sistema una notifica di invio o di errore all’email associata all’utente per questo servizio. Il numero di telefono del destinatario della comunicazione può essere scelto tra quelli presenti nella rubrica di VoiceOne come numerazioni fax.

Archivio

I fax archiviati permettono di minimizzare lo spazio utilizzato per la memorizzazione del documento e di liberare la sezione d’ingresso lasciandovi solo i fax non ancora visti o trattati. I fax all’interno dell’archivio possono essere ricercati per codice identificativo, numero del mittente, descrizione o intervallo di tempo di ricezione. I risultati vengono visualizzati in ordine temporale di ricezione e su di essi è possibile effettuare tutte le operazioni permesse nella gestione dei fax in ingresso.

Uscita

In questa sezione sono visualizzati i fax in spedizione. L’invio del documento può essere ripetuto a causa della mancata risposta del destinatario o di un errore durante la comunicazione. E’ possibile intervenire sulle procedure in corso annullando l’invio dei documenti.

Questa sezione è presente solo se l’utente ha il servizio di voice mail attivo e configurato sul sistema. In questa pagina vengono riportati i messaggi vocali presenti nella mailbox dell’utente, evidenziando i nuovi contenuti nella categoria INBOX. Per ogni messaggio sono riportati data e numero del chiamante. E’ possibile ascoltare il messaggio, cancellarlo o cambiare la categoria nel quale è incluso.

E’ possibile accedere alla propria casella di posta vocale anche invocando l’apposita applicazione componendo *98 seguito dal numero della casella a cui si desidera accedere (ad es. *98605). Un’applicazione vocale risponderà alla chiamata e dopo aver chiesto l’eventuale codice pin di accesso proporrà un albero attraverso il quale navigare la propria casella. Selezionando tra le voci proposte è possibile ascoltare i messaggi registrati, gestire la loro organizzazione e configurare alcuni aspetti del servizio come i messaggi di risposta. L’albero di navigazione proposto dall’applicazione è il seguente:
 

     1) Leggi i messaggi
          3) Opzioni avanzate
               + 1 Risposta
               + 2 Richiama
               + 3 Invia via mail
          4) Ascolta messaggio precedente
          5) Ripeti messaggio corrente
          6) Ascolta messaggio seguente
          7) Cancella messaggio corrente
          8) Inoltra messaggio ad altra mailbox
          9) Salva messaggio in una cartella
          *) Help; Durante l'ascolto: Rewind
          #) Exit; Durante l'ascolto: Skip forward

      0) Opzioni mailbox
           1) Registra messaggio di non disponibile
           2) Registra messaggio di occupato
           3) Registra il tuo nome
           5) Cambia la password
           *) Ritorna al menu principale

      *) Help
      #) Exit

Da questa sezione l’utente può modificare la lingua dell’interfaccia, l’email di inoltro e la password della casella di posta vocale (se il servizio di voice mail è attivo) e le impostazioni di trasferimento delle chiamate dirette all’interno associato all’utente. Queste ultime permettono all’interno di continuare il normale funzionamento in uscita, mentre le chiamate in ingresso vengono bloccate o deviate in maniera condizionata verso altre destinazioni. Le possibili impostazioni sono:

• DND (Do Not Disturb): Non disturbare. Se impostato ad On, tutte le chiamate dirette all’interno vengono bloccate e al chiamante viene inviato un messaggio di interno non raggiungibile
  
• CFU (Call Forward Unconditional): Trasferimento di chiamata incondizionato. Se impostato ad On, tutte le chiamate dirette all’interno vengono inoltrate alla destinazione indicata
• CFB (Call forward on Busy): Trasferimento di chiamata su occupato. Se impostato ad On, tutte le chiamate che verificano l’interno occupato vengono inoltrate alla destinazione indicata
  
• CFNR (Call forward on No Reply): Trasferimento di chiamata su non risposta. Se impostato ad On, tutte le chiamate non risposte dall’interno vengono inoltrate alla destinazione indicata